Bei vorliegenden Blog handelt es sich um den ersten Teil eines zweiteiligen Artikels.
Je mehr Zeit vergeht, desto deutlicher werden die erheblichen Auswirkungen, die die Verbreitung von COVID-19 auf die weltweiten Märkte, Unternehmen und Konsumenten hat.
Viele Unternehmen sehen sich unbekannten und ungewohnten Risiken ausgesetzt, welche wiederum die Rahmenbedingungen für neue Herausforderungen schaffen.
Ein plakatives Beispiel ist die Krise der deutschen Fleischindustrie im Sommer 2020. Die Fleischbranche zeigt, wohin die Deregulierung des deutschen Arbeitsmarktes in den letzten 30 Jahren geführt hat. In erschreckender Weise wurden hier Festangestellte durch Werkverträge bzw. Leiharbeiter ersetzt. An kontinuierliche Konzepte, speziell im Bereich der Arbeitssicherheit, kann hier nicht geglaubt werden.
Die COVID-19-Pandemie hat einen raschen Wandel in Verhaltensweisen bewirkt, die uns alle persönlich, beruflich und wirtschaftlich betreffen. Wir müssen uns mehr als je zuvor auf Risiken vorbereiten. Als wichtige Themen stehen bei den Verantwortlichen hier besonders Cyberattacken, Bedenken hinsichtlich der Verlässlichkeit von Geschäftspartnern und verstärkte Betrugs- oder Korruptionsfälle im Vordergrund.
Was ist nun mit Compliance, Risikomanagement und gerichtsfester Organisation gemeint?
Compliance steht für Regelkonformität von Unternehmen, sprich Regeln, Gesetze und Bestimmungen einzuhalten.
Rechtsprechung, staatliche Behörden, Rechts- und Wirtschaftswissenschaften sowie alle relevanten Stakeholder betrachten übereinstimmend das Erfordernis von Compliance-Management als eine der grundlegenden Aufgaben der Unternehmensführung.
Entscheidend ist, dass die Compliance-Arbeit dabei hilft, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Zu diesem Zweck sind hier sieben nützliche Tipps und Informationen basierend auf den aktuellen Erfahrungen zusammengestellt, mit denen Sie unnötige und doch folgenschwere Fehler vermeiden.
Den Geschäftsführern oder Verantwortlichen drohen im Fall von Produkthaftungsfällen oder gar Personenschäden im Unternehmen Buß- oder Strafgelder bis hin zu Freiheitsstrafen.
Um dies zu verhindern, hilft nur eine transparente und vorweisbare Organisation, die dazu dient, Unfälle zu vermeiden und Haftungsrisiken zu minimieren.
Auch deshalb sind sich größere, mittelständisch geprägte Organisationen (KMU) zunehmend über die Notwendigkeit eines systematischen Compliance-Managements bewusst.
Fehler # 1:
Den Überblick zu verlieren!
Das Wohlergehen des Unternehmens ist das übergeordnete Ziel für den Geschäftsführer, daher ist das Risikomanagement kein Selbstzweck, sondern steht im Zusammenhang der Abwendung von Schäden und der Sicherung des nachhaltigen Wohlergehens des Unternehmens.
Hieraus ergibt sich aber auch, dass Implementierung und Aufrechterhaltung eines angemessenen Risikomanagementsystems nicht einer kurzfristigen Profitmaximierung geopfert werden dürfen.
Schlechte Beispiele gibt es leider zuhauf, denkt man an Gesetzesumgehungen zur Umsatzsteigerung.
Besonders in den außerordentlichen Situationen, die uns die Corona-Pandemie beschert hat, zeigen sich die Anforderungen an das Risikomanagement.
Die Verantwortlichen müssen verstärkt mit Themen rechnen, auf denen sonst nicht das Augenmerk liegt, wie z. B. arbeitsrechtliche HR-Themen, die Einhaltung des Datenschutzes und die damit einhergehende Gefahr, dass Mitarbeiter im Homeoffice Schad- und Erpressungssoftware auf die firmeneigenen Server einspeisen.
Unternehmen, die mit Geschäftspartnern zusammenarbeiten, sollten diese auf eventuelle Risiken hin erneut prüfen, da diese möglicherweise mit neuen corona-bedingten Entwicklungen zu kämpfen haben. Hierzu zählen u. a. die Zahlungs- oder auch die Produktionsfähigkeit der Produkte/Dienstleistungen in unterschiedlichen Ländern, die jüngste Vergangenheit hat die Abhängigkeit der häufig internationalen Lieferketten durch eine Pandemie nochmals deutlich in das Zentrum des Fokus gebracht.
Besonders wichtig ist daher die vollumfängliche Erfüllung der Anforderungen an die Prüfung von Geschäftspartnern.
Nicht zuletzt stellt sich die Frage nach der Einhaltung der Sorgfaltspflicht des Unternehmers gegenüber den Mitarbeitenden, was eine klassische Aufgabe der Arbeitssicherheits-Abteilung ist.
Fehler # 2:
Compliance wird isoliert für jede Abteilung betrachtet
Einige Bestandteile vermutet man beim Risikomanagement nicht unbedingt. Man kann auch nicht sagen, dass das Risikomanagementsystem isoliert neben anderen Systemen stünde, die zur Leitung des Unternehmens unabdingbar sind, sondern es ist mit anderen unternehmensinternen Systemen verbunden.
So ist sicherlich ein wichtiger Bestandteil die Einrichtung eines leistungsfähigen Rechnungswesens, das in der Lage ist, kurzfristig verfügbare Informationen über die betriebliche Entwicklung zu geben. Dazu gehören auch eine aussagefähige Kosten- und Leistungsrechnung, eine lebende Kalkulationsrechnung sowie ein fortgeschriebenes Ergebnis- und Finanzplanungswesen.
Natürlich muss das Risikomanagement sich auch mit den Anforderungen der Produkthaftung, der Umwelthaftung und der Vertragsprüfung beschäftigen. In diesem Zusammenhang steht auch der Compliance-Aspekt. Ein wichtiger Bestandteil, in dem Chancen und Risiken sehr nahe beieinanderliegen, ist der Personalbereich, wobei Stichworte genannt werden dürfen wie Personalplanung und -entwicklung, optimaler Personaleinsatz und Überwachung des Personals.
Risikomanagement bedeutet natürlich auch, sich mit den Umfeldbedingungen zu beschäftigen wie mit den Risiken höherer Gewalt (ausreichende Versicherung) sowie politischen und ökonomischen Risiken. Schließlich gilt es auch, Entwicklungs-tendenzen insbesondere der Märkte einzuschätzen.
Fehler # 3:
Ein Delegationsschreiben regelt alles für den Verantwortlichen
Ein Ziel der Einführung einer „gerichtsfesten Organisation“ ist damit stets der Schutz der Führungskräfte – vom Geschäftsführer bis zum Vorarbeiter. Diese Vereinbarung fester Regeln und die Sicherstellung von deren Einhaltung im Betriebsgeschehen erhöht gleichzeitig die Betriebssicherheit.
Sind die Regelungen hier nicht aktuell oder vollständig, entstehen Haftungsrisiken für Geschäftsleitung, Führungskräfte und Mitarbeiter mit Kontrollaufgaben sowie das Unternehmen selbst aus dem Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG) und Strafrecht wie auch zivilrechtliche Schadensersatzrisiken.
Es gilt also, eine transparente Management-Landschaft beispielsweise als Integriertes Managementsystem nach den Anforderungen der sogenannten „gerichtsfesten“ Organisation aufzubauen: Transparente Delegation von Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung an die sorgfältig ausgewählten, angewiesen und in Ausführung ihrer Tätigkeit regelmäßig und unauffällig stichprobenartig überwachten Mitarbeiter.
Rechtssicherheit entsteht durch die Einführung eines dokumentierten Systems der „gerichtsfesten“ Organisation. Da die Geschäftsführung nicht für alle rechtlichen Pflichten persönlich zuständig sein kann, werden die Verpflichtungen innerhalb der Organisation delegiert. Zentraler Punkt ist, dass alle Verantwortlichkeiten klar und eindeutig zugeordnet sind. Nichts wird auf Zuruf organisiert, sondern folgt definierten und dokumentierten Prozessen.
Dokumentation meint dabei nicht den Rückgriff auf Datenbanken, sondern die individuelle Gestaltung und Einführung eines anwender- und prozessorientierten Managementsystems.
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